Die Digitalisierung ist für viele Unternehmen ein wichtiger Schritt für weiteren Erfolg. Um Ihnen die Planung zu erleichtern, erkläre ich hier Schritt für Schritt, auf welche Fallstricke Sie achten müssen:
Step 1: Welche Ziele verfolgen Sie mit der Digitalisierung?
Zunächst ist es wichtig, sich selbst klarzumachen, welche Ziele mit der Digitalisierung des Vertriebs erreicht werden sollen.
Folgende Ziele sind denkbar:
- Umsatzsteigerung
- Steigerung der Kundenzufriedenheit beim Einkauf und im After Sales
- höhere Effizienz im Vertrieb (z.B. soll ein Außendienstmitarbeiter nicht mehr nur 5, sondern 15 Kunden betreuen können).
- (Bestands-)Kundenakquise durch moderne Bestellsysteme wie Ariba
- Einkauf über das ERP-System des Kunden mittels Punch-Out-Katalog (OCI oder cXML)
Festgelegte Ziele helfen Ihnen dabei, das richtige System auszuwählen, das alle benötigten Features enthält.
Step 2: Benennen Sie einen Verantwortlichen!
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen macht man nicht nebenbei. Es ist sehr wichtig, einen Projektverantwortlichen zu haben.
Eine Möglichkeit ist eine externe Kraft, die das Projekt für Sie von Anfang bis Ende oder zumindest teilweise als Berater und Projektmanager umsetzt. Das hätte den Vorteil, dass sich auch jemand von außerhalb Ihre Prozesse anschaut und ohne Betriebsblindheit Verbesserungspotentiale erkennt.
Alternativ können Sie auch eine Person intern bestimmen. In diesem Fall wäre die Einarbeitung kurz, da sie das Unternehmen gut kennt. Aber denken Sie daran, dass diese Tätigkeit ein Vollzeitjob ist! Wenn sich nur 2 Stunden die Woche darum gekümmert wird, wird das Projekt nie vorangetrieben werden können.
Step 3: Beziehen Sie alle Stakeholder mit ein!
Der Projektverantwortliche sollte als Nächstes mit allen Stakeholdern sprechen. Gute Kommunikation ist immer wichtig, umso mehr allerdings in dieser Phase. Eine neue Software kann nur dann gut eingesetzt werden, wenn die Mitarbeiter auch willens sind, mit der Software zu arbeiten. Deshalb muss nicht nur für die neuen Prozesse und die neue Software geworben, sondern es sollten auch Wünsche und Erwartungen der Beteiligten gehört werden und in die Ziele mit einfließen. Ganz nebenbei erhalten Sie auf diese Weise auch neue Impulse und Ideen aus Ihrer Belegschaft, die Ihren Betrieb effizienter machen können.
Step 4: Software und Partner auswählen
Um die Software und den Umsetzungspartner auszuwählen, werden sich die meisten an den Hersteller bzw. Betreuer des ERPs wenden, welches man selbst einsetzt.
Tatsächlich haben zumindest die großen Anbieter, wie SAP oder Microsoft Navision eigene Lösungen für einen Onlineshop. Der Vorteil ist die häufig relativ einfache Integration zum ERP. Problematisch könnte aber sein, dass die Lizenzkosten sehr hoch sind. Außerdem sind die ERP-Hersteller keine Experten auf dem Gebiet E-Commerce und so fehlen häufig einfache Funktionen.
Die zweite Möglichkeit führt die meisten zur hausinternen IT-Abteilung oder zur Internetagentur, die auch für den Webauftritt verantwortlich ist. Hier kommt es drauf an, was genau die Agentur anbietet. Ist diese auch auf E-Commerce spezialisiert? Oder eher eine Marketing-Agentur, die nebenbei Internetseiten macht?
Das Spektrum ist sehr weit und vielfältig und man sollte genau nachfragen, wie hoch das Know-How der Agentur ist, um abzuschätzen, ob das Projekt erfolgreich mit diesem Partner umgesetzt werden kann. Mangelnde Erfahrung bei den Entwicklern kann zu unvorhergesehenen Kosten führen. Jemand, der fließend Englisch spricht, muss nicht unbedingt Französisch beherrschen; Genau so verhält es sich auch mit Programmiersprachen bzw. Softwarelösungen.
Eine dritte Möglichkeit ist die eigene Recherche nach Partnern und/oder Software, die auf Vertriebsdigitalisierung und dem Bau von B2B-Onlineshops spezialisiert sind. Der Vorteil ist, dass diese Partner und Systeme genau das machen, was Sie benötigen und viel Erfahrung vorweisen können. Somit werden langfristig Zeit und Geld gespart.
Step 5: Projekt durchziehen
Wenn der Partner ausgewählt ist, kann es endlich losgehen und das eigentliche Projekt in Angriff genommen werden. Hier ist es nun für Ihren Projektverantwortlichen wichtig, möglichst nah am Umsetzungsteam zu bleiben. Nutzen Sie Weeklys und in der heißen Phase sogar Bi-Weeklys, um das Projekt so effizient wie möglich durchzuziehen.
Großes Augenmerk sollte auf die 100%ige Integration in Ihre Systemlandschaft gelegt werden. Nur dann können Sie das ganze Potenzial ausschöpfen. Wie in Step 3 angemerkt, ist es wichtig, alle Stakeholder an Bord zu haben. Deshalb schulen Sie Ihre Mitarbeiter schon vor GoLive mit der Software!
Step 6: Maintenance
Mit dem GoLive haben Sie es endlich geschafft, die Software läuft, die Mitarbeiter sind geschult und die Effizienz in Ihrem Vertriebsteam steigt.
Der B2B-Onlineshop ist komplett in Ihre Systemlandschaft integriert und damit verlangt er auch nach Pflege. Updates vom Hersteller sollten zeitnah eingespielt werden und auch Sie sollten schauen, welche zusätzlichen Funktionen noch sinnvoll sein können, um noch besser zu werden.
Fazit
Ich hoffe, ich konnte hier einen guten Überblick darüber geben, welche Schritte notwendig sind, um Ihren Vertrieb zu digitalisieren. Mir ist vor allem wichtig, Ihnen mitzugeben, dass Sie nicht der erste sind, der ein derartiges Projekt angeht und es durchaus Profis gibt, die so etwas jeden Tag machen und Ihnen kompetent helfen können.