Die Digitalisierung im Gesundheitswesen schreitet voran, doch gerade im Vertrieb von Medizingeräten und -produkten zeigt sich ein Spannungsfeld: Regulatorische Vorgaben wie die Verifizierung von Health Care Professionals (HCPs) machen gewisse Hürden unverzichtbar, während gleichzeitig Kundengruppen die gleiche Einfachheit und Nutzerfreundlichkeit wie im privaten Online-Shopping erwarten. Die Herausforderung für Hersteller und Händler liegt darin, diese beiden Anforderungen miteinander zu vereinen.

Regulatorische Anforderungen im Überblick

Zugangsbeschränkungen für medizinische Inhalte und Produkte sind keine Option, sondern Pflicht. Compliance ist ein nicht verhandelbarer Rahmen, ob bei Nachweisen über den HCP-Status oder DSGVO-konforme Datenverarbeitung. Doch wie lässt sich dieser Rahmen so gestalten, dass Kund:innen nicht abgeschreckt, sondern unterstützt werden?

Herausforderungen in der Praxis

Digitalisierung nur mit Nutzerfreundlichkeit

Arztpraxen und Kliniken digitalisieren zunehmend ihre Abläufe mit sehr unterschiedlichen Ergebnissen. So wurden in einer bundesweiten Studie der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie e.V. (GMDS) Ärzt:innen und medizinisches Fachpersonal zur Nutzerfreundlichkeit ihrer Praxisverwaltungssysteme (PVS) befragt. Die Auswertung von rund 10.000 Bewertungen zeigt deutlich: Wiederkehrende Fehlfunktionen im Alltag, etwa bei Terminplanung oder Abrechnung, führen zu Frustration und Systemwechseln.

Die Ursache für eine langsam voranschreitende Digitalisierung liegt daher selten in einer mangelnden Bereitschaft zur Digitalisierung, sondern vielmehr in der mangelnden Nutzerfreundlichkeit der Systeme. Wer täglich mit Fehlfunktionen in digitalen Systemen zu kämpfen hat, dem fehlen Zeit und Nerven, um noch mehr zu digitalisieren. Gerade niedergelassene Ärzte haben in den vergangenen Jahren viele Digitalisierungsprojekte implementiert, darunter eRezept, eAU und ePA. Besonders eRezept und eAU sind mittlerweile fester Bestandteil des Praxisalltags und werden von 77 % bzw. 69 % der Befragten positiv bewertet (Quelle: Deutsches Ärzteblatt).

Das zeigt: Wenn digitale Anwendungen zuverlässig funktionieren und den Praxisalltag tatsächlich erleichtern, sind Ärzt:innen und medizinisches Fachpersonal sehr wohl bereit, neue Systeme zu nutzen. Die Ursache für digitale Zurückhaltung liegt also nicht im Widerstand gegen Neues, sondern in unzureichender Nutzerfreundlichkeit.

Beschaffung zwischen Alltag und Auflagen

Neben der medizinischen Dokumentation spielt auch die Beschaffung von Materialien eine zentrale Rolle im Praxisalltag. Hier zeigt sich die Komplexität schon in der Unterscheidung von Materialien deutlich:

• Sprechstundenbedarf (SBB) umfasst Materialien, die im Rahmen von Behandlungen für mehrere Patient:innen verwendet werden und von Krankenkassen bezahlt werden.

• Praxisbedarf hingegen umfasst Verbrauchsmaterialien wie Einmalhandschuhe, Desinfektionsmittel oder Skalpelle, die Praxen selbst beschaffen und bezahlen müssen. (Quelle: Virchow Bund)

Die Herausforderung: Ärzt:innen und Fachpersonal müssen einerseits Versorgungssicherheit gewährleisten, also sicherstellen, dass kein Material fehlt, gleichzeitig aber auch Überbestände und Verfall vermeiden. Dazu kommen regulatorische Anforderungen wie Vergaberecht, Hygienevorschriften und korrekte Klassifizierung, um Regressrisiken zu vermeiden.

In der Praxis geschieht diese Beschaffung oft noch manuell oder über heterogene Kanäle: per Fax, Telefon oder E-Mail. Das ist fehleranfällig, zeitaufwendig und erschwert Transparenz. Dabei zeigen E-Procurement-Systeme, welche Effizienzpotenziale es gibt.

E-Procurement: Best Practices & Lösungsansätze

Ein Beispiel liefert das Universitätsklinikum Köln, welches schrittweise ein anwenderfreundliches Beschaffungssystem eingeführt hat. Ziel war es, den Bestellprozess so einfach zu gestalten, dass Ärzt:innen, Pflegepersonal sowie Forschung und Verwaltung mit möglichst wenig Zeitaufwand Materialien anfordern können. Entscheidend für den Erfolg war der Fokus auf Nutzerfreundlichkeit insbesondere auf Messgrößen wie Einfachheit, Transparenz und Nutzerorientierung: Anwender:innen wurden von Anfang an einbezogen, neue Abläufe zunächst getestet und erst nach Freigabe ausgerollt. Das Ergebnis: deutlich höhere Zufriedenheit, weniger Rückfragen und eine spürbare Effizienzsteigerung.

Es zeigt sich, dass digitale Beschaffungssysteme Verwaltungskosten senken, doppelte Datenpflege vermeiden und vorausschauendes Beschaffungsmanagement ermöglichen (Quellen: Pipeline Medical, Merzljak). Von diesen Effizienzgewinnen profitieren sowohl Hersteller, als auch Lieferanten und Arztpraxen.

Lösungen in der Praxis

Hersteller und Händler können mit diesen Erkenntnissen konkrete Maßnahmen einführen:

• Einfache Login-Prozesse, z. B. durch Branchenlösungen wie DocCheck-Login, reduzieren die Einstiegshürde.

• Instrumentenlisten und Reorder-Funktionen wie Favoritenlisten oder One-Click-Bestellungen ermöglichen schnelle, wiederkehrende Bestellung ohne Fehler.

• Abo-Modelle für Verbrauchsmaterialien stellen sicher, dass Nachbestellungen automatisch zum passenden Zeitpunkt erfolgen, ohne erneutes manuelles Anstoßen des Prozesses.

• Self-Service-Portale unterstützen Kund:innen bei einfachen Anliegen und entlasten gleichzeitig interne Teams, da häufige Rückfragen schneller und effizienter bearbeitet werden können.

Fazit

Regulatorische Vorgaben setzen den Rahmen; Nutzerfreundlichkeit entscheidet über Kundenzufriedenheit und Markterfolg. Unternehmen, die beides zusammenbringen, sichern sich eine langfristige Kundenbindung und schaffen damit einen klaren Wettbewerbsvorteil.