Oder: Wie man ein Büro mit mehr Menschen als je zuvor füllt

Wie einige von euch vermutlich mitbekommen haben, hatten wir ursprünglich gemeinsam mit dem Team von Hyvä Themes Pläne für ein großes Event in der ersten Hälfte dieses Jahres. Doch dann begann der Krieg in der Ukraine und für uns stand fest, dass ein großes Event mit Party sich in dieser Zeit nicht richtig anfühlt.

So haben wir das Event verkleinert und uns statt für eine Party an einem besonderen Veranstaltungsort für ein Treffen der Community in unserem eigenen Büro entschieden. Unser Büro, in dem dank Remote-Arbeit noch nie mehr als 20 Personen gleichzeitig gearbeitet haben.

So sollte dieses Büro nun für zwei Tage zum Treffpunkt der Hyvä-Community werden. Lange haben wir überlegt, wie viele Leute wir wohl in unserem Büro unterbringen können, ohne dass es überfüllt wirkt. Der Raum, den wir als unseren „Ballsaal“ bezeichnen, fühlte sich plötzlich ziemlich klein an.

Aber wir haben es geschafft. Zum allerersten Mal überhaupt hatte die Hyvä Community die Chance, sich persönlich zu treffen, was seit der Gründung von Hyvä vor zwei Jahren aufgrund der Corona-Pandemie nicht möglich war. Es war aufregend, schön und vielleicht auch ein bisschen verrückt. Andere Hyvä-Freunde haben bereits über das HyväCamp berichtet – seht euch die Berichte von Wamoco, Basecom, CustomGento und Aware Digital! Wir wollen diese Artikel gerne mit unserer Perspektive als Veranstalter ergänzen.

Erster Schritt: Das Einchecken

Ein gutes Einchecken sollte so reibungslos von statten gehen, dass es eigentlich gar nichts darüber zu berichten gibt. Da wir einen Großteil der Teilnehmer:innen bereits persönlich kannten und so nicht nach Namen fragen mussten, lief alles schnell und unkompliziert. Lediglich das Überprüfen von fast 60 Covid-Zertifikaten war etwas aufwendiger, hat aber auch dazu beigetragen, dass sich alle anwesenden Personen etwas sicherer fühlen konnten.

Tag 1 – Gemeinsames Lernen in den HyväClasses & Ideenaustausch

Nur ein paar Minuten nachdem wir unsere Türen geöffnet hatten, war es plötzlich voll! Im Flur zwischen unseren Büros bildete sich eine lange Schlange in Richtung Küche, wo sich einige einen Kaffee holten, andere genossen im Atrium noch ein wenig Sonnenschein und die ersten waren bereits im Ballsaal und warteten auf die offizielle Eröffnung des Hyvä Camps.

Nach der Eröffnung teilten sich die Teilnehmenden auf und wir starteten gleich durch mit den ersten beiden Hyvä Classes: Eine Gruppe erhielt von Willem Wigman eine Einführung in Hyvä, während Vinai Kopp für fortgeschrittene Hyvä-Entwickler:innen zu Hyvä’s Tech Stack referierte.

Foto: Hyvä Themes

Essen. Die Grundlage einer jeden guten Veranstaltung

Eine kleine Herausforderung für uns als Organisatoren war das Mittagessen an Tag 1. Chaos & Verwirrung beschreibt es wohl am besten: Wir mussten herausfinden, welches Essen zu welchem ​​Artikel auf der Bestellung gehörte, und sicherstellen, dass die Allergieinformationen korrekt aufgeführt wurden. Denn dass das von uns servierte Essen bei einem der Teilnehmer:innen eine allergische Reaktion hervorruft, wollte sicherlich niemand riskieren. Jedoch war der Stress schnell verflogen, als wir das Buffet eröffnen konnten und unser Team atmete erleichtert auf.

Eine andere Sache, die wir auf die harte Tour gelernt haben: Wenn man eine Veranstaltung in seinem Büro durchführt, sollte man eventuell einen zweiten Drucker haben, falls der erste an diesem Tag nicht arbeiten möchte. Andernfalls müssen auf die Schnelle handschriftliche Lebensmitteletiketten erstellt werden.

Nach diesen turbulenten Minuten war das anschließende positive Feedback für das syrische Buffet natürlich eine umso größere Erleichterung für uns.

HyväClasses, CommerceExchange – alles zur gleichen Zeit

Nach dem Mittagessen teilten sich die Teilnehmer erneut auf, um entweder an einer weiteren HyväClass oder an den CommerceExchange-Diskussionsrunden teilzunehmen. Die erste der für den Nachmittag geplanten HyväClasses war die von Willem Poortman zum Thema MageWire, der neben seiner Präsentation auch einige Übungen für sein Publikum vorbereitet hatte, um das soeben Gelernte gleich selbst ausprobieren zu können. Die zweite HyväClass wurde von Peter Jaap Blaakmeer geleitet. Hier ging es um die Möglichkeiten ein Magento 2-System mit Hilfe von Cypress testen zu können.

Für diejenigen, die weniger an der Entwicklung von Magento-Projekten beteiligt sind, gab es parallel dazu drei CommerceExchange-Sessions: „Beyond Hyvä – complementary services in your tool kit“, „When and how to recommend Hyvä to merchants“ und „The Future of Magento“. All diese Themen lösten lebhafte Diskussionen aus und insbesondere die Zukunft von Magento führte wie erwartet zu einem längeren Meinungsaustausch, der auch noch während einer Barcamp-Session am zweiten Tag fortgesetzt wurde.

Abschluss des ersten Tages – Eine Tour durch Aachen

Aachen, Aken, Aix la Chapelle, Aquisgran – unsere Stadt hat viele Namen und eine lange Geschichte. Andreas und Ina führten unsere HyväCamper durch die Stadt und erzählten einige der Legenden und Geschichten, die mit den alten Gebäuden verbunden sind.

Schließlich setzte sich die Gruppe zu einem gemütlichen Abendessen und Getränken zusammen, und ließ den Abend mit dem einen oder anderen Gin Tonic ausklingen.

Tag 2 – Viele Ideen zum Hacken und Diskutieren

Das Programm des zweiten Tages gestalteten die HyväCamper größtenteils mit: Viele Vorschläge für Hackathon-Projekte und Barcamp-Sessions boten eine reichliche Auswahl, aus denen die Themen für den Tag durch die Teilnehmenden gewählt wurden. Da jeder nur zwei Stimmen hatte fiel die Entscheidung an einigen Stellen gar nicht so leicht.

Moderiert von Vinai Kopp wurde ein Zeitplan für den Tag erstellt. Hier gab es zum Einen die Möglichkeit etwas Neues zu lernen, wie über CMS-Optionen für Magento 2, zum Anderen um bereits gelernte Themen wie MageWire zu vertiefen oder auch die Diskussionen vom Vortag fortzusetzen, hier wie zuvor erwähnt insbesondere über die Zukunft von Magento.

Passend zum Hackathon-Thema des Tages bestand das Mittagessen am zweiten Tag aus Pizza. Dazu gab es eine Auswahl unserer drei Lieblingspizzerien in Aachen. Verschiedene Fleischsorten, veganer Käse, sogar glutenfreier Teig – wir hatten alles. Vielleicht hätten wir ein Voting-System anbieten sollen, um endlich herauszufinden, welche die beste Pizzeria der Stadt ist. Nächstes Mal…

Nach dem Mittagessen wurden die Hackathon-Projekte und Barcamp-Sessions fortgesetzt, bis es Zeit war zum Abschluss zu kommen. Einige Hackathon-Gruppen präsentierten die Ergebnisse des Tages vor allen Anwesenden. Und dann war es leider auch schon an der Zeit, das allererste HyväCamp zu beenden. Willem hatte einige Hyvä-Gastgeschenke mitgebracht, die schnell unter den Teilnehmenden verteilt wurden. Shirts, Tassen und Co haben neue Besitzer:innen gefunden. Und dank Łukasz Bajsarowicz konnten auch einige Teilnehmenden mit T-Shirts und Büchern von SwiftOtter ausgestattet werden.

Fürs Erste schließt das HyväCamp seine Tore. Wir sind begeistert von der großen Energie der Hyvä-Community und ihrem Elan, uns alle voranzutreiben und Magento auf die nächste Stufe zu bringen. Fest steht, dass dies nicht die letzte persönliche Hyvä-Community-Veranstaltung war. Das nächste Treffen ist virtuell Hyvä Meetup am 6. Juli und bietet damit wieder allen Interessierten nah und fern dabei zu sein.

Ein großes Dankeschön an alle HyväCamper

Unser größter Dank gilt dem Team von Hyvä Themes, das von Anfang an hinter uns stand, als wir die ersten Ideen für dieses Event gesammelt haben. Wir möchten auch Peter Jaap Blaakmeer von Elgentos danken, der bereitwillig das Angebot angenommen hat, eine HyväClass zu machen und sein Team mitgebracht hat, um sicherzustellen, dass wir alle eine Party hatten.

Und last but not least sind wir allen HyväCampern dankbar, die uns mit ihren schnellen Ticketbestellungen signalisiert haben, dass dies die richtige Veranstaltung zur richtigen Zeit war, und für ihren Enthusiasmus und ihre Unterstützung während der Veranstaltung.

Foto: Frank Soeters von Hyvä Themes

Ein paar Erkenntnisse aus Organisatoren-Sicht:

Bei jeder Veranstaltung gibt es Punkte, bei denen man sich im Nachhinein einig ist, dass sie besser hätten laufen können. Für uns selbst für die Zukunft und für euch, falls ihr (angehende) Event-Organisator:innen seid, sind hier unsere wichtigsten Erkenntnisse des HyväCamps:

  • Man sollte sich nicht zu sehr auf einen einzelnen Kommunikationskanal konzentrieren. Wir haben primär Slack genutzt, was dazu führte, dass nicht alle Beteiligten alle nötigen Infos erhalten haben.
  • Ein einheitlicher Zeitplan verhindert Chaos. Wir hatten verschiedene Programmpunkte wie HyväClasses und CommerceExchange zur gleichen Zeit und mit unterschiedlicher Länge pro Sitzung. Das war verwirrend. Alle Tracks sollten gleichzeitig ihre Pausen haben.
  • Ein:e Verantwortliche:r für die Einhaltung des Zeitplans hilft, um sicherzustellen, dass die Sitzungen pünktlich starten und enden.
  • Präsentieren der Ergebnisse. Es wäre schön gewesen wenn alle Gruppen des Hackathon abschließend die Möglichkeit gehabt hätten die Ergebnisse ihrer Arbeit zu präsentieren. Das hätten wir besser vorher einplanen sollen.
  • Das Programm sollte nicht zu straff geplant sein; ein Zeitpuffer ist besser. Wir haben während unserer Abschluss- und Hackathon-Nachbereitung gemerkt, dass es noch viele Themen zu besprechen gab und etwas mehr Zeit dafür toll gewesen wäre.
  • Murphys Gesetz gilt auch für Drucker. Ein Ersatzdrucker hätte uns einigen Ärger erspart.
  • Ein besonderes Essen erfordert deutlich mehr Arbeit. Essen ist ein wichtiger Bestandteil einer jeder Veranstaltung und für den ersten Tag wollten wir unseren Gästen ein etwas aufwendigeres Essen anbieten. Das Essen war geschmacklich großartig, aber die damit verbundene Arbeit um ein vielfaches größer als bei einer einfachen, zuverlässigen Pizza.

Der Gemeinschaft etwas zurückgeben

Mit den Gedanken bei unseren Community-Mitgliedern, die in der Ukraine um ihr Land kämpfen, wollten wir keine große Party organisieren. Lieber wäre es uns bald die Gelegenheit zu haben, gemeinsam mit ihnen zu feiern.

Das HyväCamp hat mit den verkauften Tickets einen Gewinn von 420 € erzielt. Mit Blick auf unsere Community-Mitglieder in der Ukraine haben wir uns entschieden, den Gewinn an ein Hilfsprogramm für Krankenhäuser in der Ukraine zu spenden. Es ist eine lokale Initiative, die hier in Aachen von einem aus der Ukraine stammenden Professor unserer örtlichen Universität ins Leben gerufen wurde. Die Initiative versorgt ukrainische Krankenhäuser mit dringend benötigten Medikamenten, Verbandsmaterial und anderen medizinischen Hilfsgütern.

Obwohl die Spende keine relevanten Auswirkungen auf den Krieg haben wird, hoffen wir, dass sie dennoch dazu beiträgt, den Schmerz, den dieser Krieg verursacht ein wenig zu lindern.

Autor: Anne Sassen-Elattar

Anne Sassen-Elattar arbeitet seit März 2022 bei integer_net. Als studierte Schmuckdesignerin, zertifizierte E-Commerce-Managerin und Online-Händlerin bereichert sie mit ihrem Erfahrungsschatz aus verschiedenen Bereichen die Marketing-Abteilung.